8. LA FORMACIÓN
8.1 INTRODUCCIÓN
La llegada de nuevas tecnologías de fabricación a las empresas supone importantes cambios que afectan a las necesidades de cualificación de los trabajadores. Para poder hacer frente a estas necesidades de cualificación, las opciones que se presentan pasan necesariamente porque las empresas, o bien acuden al mercado de trabajo en la búsqueda de trabajadores cualificados, o bien recualifiquen la mano de obra que ya se encuentra en la empresa.
Nosotras, en este tema hablaremos sobre la segunda opción, es decir, la que consiste en que la empresa recualifique a sus trabajadores desarrollando actividades de formación.
Hemos de considerar que la formación de los trabajadores viene nucleada por las propias empresas, ya que en ellas se producen los cambios que requieren de nuevas competencias y cualificaciones. Es también el lugar para la integración con el mundo productivo de la formación profesional inicial y ocupacional, siendo la empresa la base del sistema de formación en alternancia hacia el que camina la sociedad del conocimiento. Todas las empresas están sometidas a los imperativos de la competitividad, la adaptación y la innovación, así pues, toda empresa que pretenda ser innovadora y hallarse a la cabeza debe ser formativa y motivadora; deberá adaptarse y formar a sus trabajadores de manera continua y desempeñar un papel en la formación permanente de los mismos.
8.2 MARCO TEÓRICO
8.2.1 Definición de la formación
A la hora de analizar que es lo que se entiende por formación empresarial, nos encontramos con una dificultad fundamental, la diversidad de términos asociadas ala misma y la amplia gama de definiciones que se utilizan para tratar el tema, por ejemplo, cuando hablamos de formación, se habla también de capacitación, educación, adiestramiento, perfeccionamiento, asesoramiento, desarrollo o aprendizaje.
Haciendo una recapitulación, podemos clasificar las definiciones y los términos aportados por los diferentes autores en dos grandes grupos. Por una parte, aquellas que incorporan componentes educativos y de formación, y por otra, las que se restringen exclusivamente en el ámbito formativo. Aunque actualmente la distinción entre educación y formación tienden a difuminarse, tradicionalmente la primera de ellas venía cumpliendo un rol eminentemente social y de desarrollo del individuo, mientras que a la segunda se le atribuía un rol económico, al ligarse directamente con el ámbito laboral y el mercado de trabajo. En este sentido, al hablar de formación se hacía referencia a una orientación hacia el trabajo, es decir, se entendía como formación profesional, mientras que la educación se enfocaba hacia la persona asociándose a la escolaridad.
Este planteamiento se refleja en varias definiciones de importantes autores, como por ejemplo las de Chiavenato (1988); Rul-Lán (1996); Riesco (1995); Louart (1994), entre otros, abogan porque las actividades de formación desarrolladas en las empresas combinen el componente educativo y el de entrenamiento para el trabajo, proporcionando una serie de conocimientos que sirvan para formar a la persona dentro y fuera del ámbito del puesto de trabajo. Otras definiciones como las de Werther y Davis (1995); Albizu (1997), restringen la formación empresarial a la formación profesional, despreciando el enfoque educativo de la misma.
A nuestro entender, las actividades de formación deberían complementar los ámbitos educativos y formativos, ya que hoy en día se reconoce el carácter permanente tanto de la educación como de la formación, así como su interconexión. Es imposible que las actividades formativas se lleven a cabo de manera satisfactoria, si no se provee de una dosis adecuada de “educación empresarial“. La competencia en el empleo no depende solamente de la adquisición de conocimientos técnicos, destrezas, habilidades y el desarrollo adecuado de la profesión, sino de rasgos característicos de la persona. Al trabajador se le ha de formar para desarrollar las competencias, y estas deben ser adquiridas por la vía de actividades que combinen las dimensiones humanas y profesionales.
En definitiva, podríamos decir que la formación es el conjunto de acciones formativas capaz de llevar a los trabajadores a asumir con competencia sus funciones actuales o aquellas que les serán confiadas en el presente o futuro de la empresa.
Y en sentido más global, la formación es la realización de programas que se comprometan en el cambio de la economía y desarrollo de una política social, en la modernización de las sociedades, respetando la democracia y la solidaridad, y en la solidificación de nuestro rol en el mundo de manera solidaria.
8.2.2 Tipos de formación
Existen varios tipos de formación, entre ellos los más importantes son, la educación y formación, la formación profesional y la formación de cuadros.
1. Educación y formación: Se refiere a la época de iniciación, implicando la adquisición de una cultura que permita al individuo tomar posiciones ante los acontecimientos que sucedan en su entorno, es por tanto un proceso, el cual será específico de cada sociedad y se realiza mediante el mecanismo sociológico de socialización. Este proceso se desarrolla a su vez mediante la formación profesional y la formación de cuadros.
2. Formación profesional: Es el proceso que permite a los trabajadores perfeccionar sus conocimientos y habilidades técnicas que les capaciten y permitan la promoción profesional dentro o fuera de su empresa.
Este proceso de reajuste profesional se realiza por medio de centros de formación profesional, propios de la empresa o exteriores a la misma.
3. Formación de cuadros: Constituye un caso específico dentro de la formación profesional y abarca las programaciones dirigidas al personal con funciones gerenciales en alguno de los niveles jerárquicos. Su objetivo consiste en dotar de técnicas de gestión que permiten mejorar el personal, el marketing, la administración, la planificación, la innovación tecnológica y la solución de problemas.
Dentro de este tipo de formación, se impone mencionar, el llamado desarrollo organizacional, que es un proceso de mejora sistemática de toda la organización a partir de los ejecutivos y que les lleve a planificar el cambio estructural, cultural y de gestión de la empresa.
Dentro de este tipo de formación, se impone mencionar, el llamado desarrollo organizacional, que es un proceso de mejora sistemática de toda la organización a partir de los ejecutivos y que les lleve a planificar el cambio estructural, cultural y de gestión de la empresa.
8.2.3 Objetivos de la formación
El objetivo de la formación se basa en el saber, saber hacer y saber ser, es decir, que el trabajador adquiera nuevos conocimientos para poder llegar a ser un buen especialista, además que logre perfeccionar sus habilidades y saber aplicarlas y que sea capaz de mantener unas buenas actitudes para la mejora de la organización. Por tanto se definiría en estos tres puntos:
1. Saber o conocimientos requeridos.
2. Saber hacer o capacidad de aplicar los conocimientos adquiridos.
3. Saber estar o saber ser, en referencia a actitudes y comportamientos como persona y como miembro de la organización.
8.2.4 Visión sistemática del plan de formación
8.2.4.1 Resultado a conseguir
Es indispensable la prevención de los resultados a conseguir que justifiquen la inversión monetaria y que forman parte del presupuesto anual. Este primer elemento del sistema determina y condiciona el proceso organizativo con los programas de contenidos, los métodos y los recursos, tanto humanos como materiales. Sin embargo, hay que reconocer que en estos resultados hay objetivos que pueden cuantificarse, como son las habilidades y técnicas, la calidad de los productos, la reducción del ausentismo, etc. Pero hay otros resultados que no son cuantificables por ser, sino indirectamente, como es el caso de la mejora del comportamiento, la integración en la empresa, la confianza en sí, etc.
Podríamos resumirlos en estos cuatro puntos:
v Modificación del comportamiento de los trabajadores
v Adquisición de nuevos conocimientos y técnicas
v Mejora de la organización
v Excelencia en la gestión del entorno y calidad total
8.2.4.2 Proceso organizativo
Otro elemento que hemos de tener en cuenta es el proceso organizativo, que constituye el núcleo del sistema el coincidir en él todos los participantes del proceso de formación, los empleadores, los empleados y los formadores dentro de un contexto participativo, sin el cual los resultados pueden verse afectados con perjuicio para toda la empresa.
El proceso de formación varía de una empresa a otra en función del número de trabajadores, del sector de producción, del tipo de bienes o servicios que oferte y sobretodo de la política de gestión de recursos humanos y de la cultura empresarial elegida. Puede tener como objetivo la realización de acciones formativas puntuales para resolver algunas carencias inmediatas o bien puede pretender la implantación de un sistema coherente y permanente que responda a las exigencias de los cambios permanentes de la empresa en el presente y en el futuro y que permite a los trabajadores, en todos los niveles jerárquicos, responder a todos los retos profesionales y personales que se les presente a lo largo de la vida profesional.
Así que, un plan de formación comprende generalmente las siguientes etapas:
1. Concreción de los objetivos de la formación relacionados con las necesidades de la empresa y de los trabajadores colectiva e individualmente.
2. La programación de los contenidos y de las actividades de formación y de los medios necesarios para su ejecución.
3. La realización de las actividades formativas.
4. La evaluación de las acciones para introducir los correctivos necesarios.
En la etapa de programación y ejecución es importante asegurar una metodología adecuada. Es decir, si los contenidos de la formación son diversos, igualmente han de serlo los métodos y técnicas ya que condicionan el éxito de la formación.
A nivel de métodos y, a título indicativo, pueden aislarse los siguientes:
v Didácticos (tipo lección magistral)
v Demostrativos (observación y experimentos)
v Interrogativos (a partir la discusión)
v Activos y participativos
v Integrados en el trabajo
El responsable que realiza la formación ha de saber qué método o combinación de métodos han de utilizarse para conseguir los objetivos previstos. En la actualidad, han de fomentarse aquellos que implican la participación de los trabajadores en su propia formación, como son los métodos activos y los integrados en el trabajo con sus técnicas apropiadas.
Las técnicas propias de los métodos activos e integrados en el trabajo se concretan en las siguientes:
A nivel de técnicas, ha de intentarse reconstruir o recrear las técnicas propias que respondan eficazmente a las necesidades del propio plan de formación.
v La rotación de puestos de trabajo que permiten ampliar la experiencia en distintos puestos y así desarrollar los conocimientos y técnicas aprendidas.
v La permanencia en otros departamentos o empresas que permitan conocer y familiarizarse con las nuevas tecnologías de gestión y de producción, tanto dentro como fuera del país.
v Estudio y discusión de casos que conduce a los formados a resolver problemas reales y simulados que acontecen en las empresas, lo que demuestra el grado de capacidad para aplicar los conocimientos adquiridos.
v Los juegos de empresa que constituyen una variante de la técnica anterior al utilizar la simulación como base de la técnica.
v El grupo tarea, el grupo diagnóstico o los círculos de calidad son otras tantas técnicas que fomentan el traen equipo autónomo o semi-autónomo.
A nivel de técnicas, ha de intentarse reconstruir o recrear las técnicas propias que respondan eficazmente a las necesidades del propio plan de formación.
8.2.4.3 Recursos
Los recursos de un Plan de Formación, se definen como todos aquellos elementos que hacen posible la realización con éxito de dicho Plan Empresarial. Así, la formación se construye como un elemento determinante en la explotación del “recurso” intangible que reside en los trabajadores y conforma el capital humano, lo que determina la base de la estrategia de la empresa y la exitosa implementación de la misma. Dentro de este planteamiento, los recursos de la empresa incluirán tanto los recursos tangibles (equipamiento tecnología) como los intangibles (experiencia, capacidades, conocimientos) y organizativos (estructura, sistemas de coordinación).
Veamos a continuación los recursos esenciales en un Plan de Formación Empresarial:
Ø Los recursos humanos que deben estar previstos para participar en las actividades de
formación de forma activa y creadora. Igualmente se ha de asegurar el profesorado competente a nivel técnico, pedagógico empresarial y de entorno social.
formación de forma activa y creadora. Igualmente se ha de asegurar el profesorado competente a nivel técnico, pedagógico empresarial y de entorno social.
Ø Los recursos materiales necesarios como el presupuesto, el tiempo y horarios, las clases, los soportes audiovisuales informáticos, técnicos y el resto de materiales didácticos.
Ø Las necesidades inmediatas a superar por parte del personal y de la organización que permiten mejorar la calidad laboral y empresarial según los objetivos previstos.
8.2.4.4 Retroalimentación evaluativa
Se trata de recuperar la información necesaria sobre el nivel de consecución de los objetivos o resultados previstos y que permiten justificar racionalmente la inversión que la empresa ha realizado. Esta evaluación, que al principio es puntual para cada acción formativa, conduce a otra evaluación global que afecta a toda la empresa.
Este proceso constituye una etapa fundamental, tanto desde el punto de vista pedagógico, porque el conocimiento de los resultados obtenidos motiva a los propios formados, como desde el punto de vista empresarial, que refuerza a la dirección en la inversión de nuevos recursos y esfuerzos en la formación.
Técnicamente, la retroalimentación realizada tres o cuatro meses después de la actividad, permite saber el nivel de transferencias técnicas transferidas al puesto de trabajo que constituyen el objetivo último de la formación.
8.2.5 Esquema de un plan de formación
Uno de los principales interrogantes que surgen a la hora de diseñar el Plan de Formación es qué acciones y actividades formativas hay que llevar a cabo para que el plan resulte eficaz y rentable. La única manera de poder dar una respuesta coherente comienza con llevar a cabo un proceso de detección de las necesidades de formación y capacitación de los RR.HH.
Una vez hemos determinado cuáles son esas necesidades podemos fijar de forma concreta los objetivos del Plan de Formación y a continuación definir las acciones y actividades formativas que satisfacen esos objetivos.
También se debe contemplar cómo se va a comunicar y divulgar el Plan de Formación a todos los niveles de la organización para que cada cual pueda tener claro las acciones en las que debe tomar parte.
Ya que está establecido lo que se va a hacer, hay que definir cómo se va a hacer, por lo tanto es preciso definir las estrategias para la implementación del Plan.
Además de cómo se va a implementar el Plan de Formación hay que establecer cómo se va a ir realizando el seguimiento de cada acción y actividad formativa, por ejemplo para corregir las posibles desviaciones que puedan surgir sobre la marcha o actuar sobre posibles imprevistos.
Por último, pero no menos importante, se han de definir las estrategias que se llevarán a cabo para realizar la evaluación del Plan de Formación, con objeto de estudiar los beneficios obtenidos y el retorno de la inversión en formación
I. Detección de las necesidades
El proceso de detección de necesidades se puede realizar cada dos o tres años, ya que es difícil que todas se puedan satisfacer en un solo Plan Anual. Para detectar las necesidades es preciso:
1. Identificar los problemas y situaciones a corregir y sus posibles causas.
2. Analizar en la situación actual, el grado y nivel de desempeño de las distintas funciones propias de cada puesto, así como las competencias de los RR.HH.
3. Comparar las situaciones actuales y deseadas para extraer de las diferencias las necesidades de formación y capacitación.
4. Determinar en qué grado las necesidades se pueden satisfacer con formación.
5. Organizar los grupos de personas en función a la formación qué necesitan, en qué grado y cuándo.
6. Elaborar los planes para llevar a cabo las acciones y actividades formativas que satisfacen las necesidades detectadas.
Una vez detectadas las necesidades de formación es preciso clasificarlas según su prioridad, ya que por lo general las necesidades suelen ser muchas y los recursos con que se cuenta para la formación son limitados.
Los criterios para establecer el grado de prioridad dependen de cada caso en concreto, pero de forma general y a modo de ejemplo se puede usar la relación coste-retorno de la inversión, las obligaciones legales en cuanto a la formación del personal, el tamaño de los grupos de personas a formar y su papel en el logro de objetivos empresariales o los recursos disponibles, ya sean materiales, económicos o humanos.
II. Formulación de los objetivos
Para fijar los objetivos se ha de usar como base el documento reporte resultante del proceso de detección de necesidades. Al igual que en el caso de las necesidades, los objetivos se tienen que ordenar por orden de prioridad. No obstante, no solo debemos tener en cuenta su prioridad, sino también del tipo que son, ya que pueden ser globales o específicos.
A- Objetivos globales o generales: Expresan el comportamiento y conducta que se deben aplicar al puesto de trabajo a raíz de la formación.
B - Objetivos específicos: Se refieren a las competencias que es preciso desarrollar o generar para cumplir los objetivos generales.
Posteriormente y en función de los objetivos generales y específicos debemos formular los objetivos de la formación, para posteriormente planificar a través de qué acciones y actividades formativas se lograran.
III. Planificación de las acciones y actividades formativas
En esta fase del Plan de Formación tenemos que planificar los cursos y contenidos, los seminarios y otras actividades a través de las que pretendemos satisfacer las necesidades formativas y por tanto, cumplir los objetivos del Plan de Formación, buscando por supuesto la eficacia y la rentabilidad de la inversión a realizar.
Un Plan de Formación está estructurado en programas, compuestos a su vez de diferentes acciones y actividades formativas, agrupados en áreas concretas como:
1. Formación e información para el conocimiento de la organización: su cultura y valores, filosofía empresarial, productos y/o servicios que ofrece, etc.
2. Formación y capacitación específica para cada puesto de trabajo, establecida por grupos o niveles: formación para directivos, formación para personal técnico, para personal administrativo, etc.
3. Programas de formación para preparación de la promoción interna. Estas acciones formativas se deben planificar en base a las necesidades que se desprenden de los planes de carrera, planes de rotación de puestos de trabajo, etc.
4. Formación para promover el desarrollo personal.
Así, las acciones y actividades formativas se deben planificar en función a los objetivos formulados en el Plan de Formación, a las características de las personas a formar, al tiempo y recursos disponibles y otros factores ambientales o del entorno.
IV. Presupuesto del Plan de Formación
Para poder presentar el Plan de Formación a la dirección de la empresa es preciso presupuestarlo antes, ya que en muchos de los casos su aprobación está estrechamente relacionada con el coste de ejecución y con las posibilidades de rentabilizar esa inversión.
No obstante hoy en día, en la mayoría de las empresas existe un presupuesto destinado a la formación, bien sea asignando una cantidad anual directamente al departamento de RR.HH para formación, o bien cada uno de los departamentos puede tener recursos asignados para la formación de su personal, incluso es posible que existan partidas asignadas a la formación dentro de prepuestos correspondientes a diversas estrategias de la compañía, como puede ser la implantación de un sistema de gestión medioambiental.
En todos los casos se ha de cuantificar el coste total del Plan de Formación, desglosando el coste de cada programa de formación y detallando incluso el coste de cada una de las acciones y actividades formativas a través de la relación de todos los costes derivados de las infraestructuras, recursos humanos y materiales que se precisan para llevarlas a cabo.
Con independencia de cómo se presenten los datos y costes de ejecución del Plan de Formación, se debe cuantificar:
1. Los costes directos:
- Coste de desarrollo de contenidos.
- Coste de aulas.
- Coste de desarrollo de recursos materiales, como medios didácticos, material para alumnos, medios para docentes, etc.
- Remuneraciones a formadores y docentes.
- Actividades de outdoor training.
- Cursos o programas contratados a proveedores externos, ya sean presenciales, a distancia, e-learning o blended learning.
2. Los costes indirectos: Ya sean derivados del proceso de detección de necesidades: auditorias, analistas y entrevistadores, desarrollo de instrumentos como encuestas o cuestionarios. O derivados de la impartición de acciones formativas dentro del horario laboral.
3. Los costes fijos: Por ejemplo los salarios del personal del departamento de formación, los derivados del mantenimiento de aulas o infraestructuras…
4. Costes variables: Ocasionados por la ejecución de la formación.
La importancia de estos análisis radica en la necesidad de lograr el equilibrio entre la eficacia de la formación, en cuanto al logro de objetivos y satisfacción de las necesidades, el tiempo invertido y el coste económico para poder así garantizar la rentabilidad del Plan de Formación y por tanto el retorno de la inversión.
V. Comunicación y divulgación
La comunicación y divulgación del Plan de Formación siempre se ha de llevar a cabo por niveles. Los principales fines que se persiguen son:
1. Implicar a la dirección sobre todo en el desarrollo de varias fases:
- El anuncio de la creación del Plan de Formación: En esa fase es aconsejable contar con al menos un miembro de la alta dirección de la empresa, así además se motiva al personal a la colaboración activa, sobre todo en el proceso de detección de necesidades.
- El proceso de detección de necesidades, ya que es vital la participación de los responsables y directores de departamento para identificar las necesidades formativas del personal a su cargo.
- La priorización de las necesidades de formación, para lo cual resulta imprescindible la colaboración del equipo de alta dirección.
- La definición de los distintos programas de formación y de sus acciones y actividades formativas, momento en el que conviene implicar a los directivos tanto de los distintos departamentos como de la alta dirección para formular por ejemplo objetivos de mejora del puesto de trabajo.
- Verificación de la transferencia de los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo, por parte de los responsables de los distintos equipos y departamentos.
2. Seleccionar a los formadores, a través de dos procesos:
- Reclutar al personal de la empresa que o bien puede participar en la creación del Plan de Formación o bien puede desempeñar un rol formador o docente, ya sea en la transmisión de saber, de conocimientos técnicos o de actitudes. Una vez se ha diseñado el Plan de Formación, conviene informarles de exactamente qué labor llevarán a cabo, la planificación de la misma (días, horarios, lugares, alumnos…) y cómo se les retribuirá.
- Contratar externamente a los formadores o docentes y a los expertos, técnicos y analistas que deban participar en el diseño del Plan de Formación en caso de no ser suficiente o conveniente la participación en exclusiva del personal interno de la empresa.
3. Informar y motivar al personal a formar para que todos conozcan qué, cómo y por qué se va a llevar a cabo cada una de las actividades y acciones formativas, para que cada trabajador sepa en qué parte y de qué modo participará en el Plan y además se sienta implicado en la estrategia empresarial. El objetivo es transmitir la importancia y los beneficios que supone la formación no solo para la empresa, sino también para cada trabajador y el desarrollo de su carrera dentro de la organización, lo que favorece la motivación, entre otros factores que promueven los cambios conductuales o actitudinales.
VI. Ejecución, seguimiento y control del Plan de Formación
La ejecución del Plan de Formación significa llevar a la práctica todo lo planificado hasta el momento, es decir, coordinar y gestionar alumnos, docentes y personal de apoyo (tanto internos como externos) infraestructuras y recursos materiales, actividades y horarios, etc. Resulta por tanto imprescindible realizar un seguimiento para garantizar el correcto desarrollo de todas las acciones y actividades formativas y además para evaluar el aprovechamiento de la formación y por tanto sus beneficios reales.
El seguimiento de las acciones y actividades formativas puede realizarse mediante observación, cuestionarios, entrevistas con formadores y docentes, debates, etc.
El proceso de seguimiento se realiza comparando continuamente la marcha de la actividad de formación con lo que estaba planificado, ya que la calidad y efectividad del Plan de Formación depende de la cantidad y gravedad de los errores que puedan existir, del tiempo que se tarde en detectarlos y de las decisiones que se tomen para corregirlos.
Para la revisión y valoración de las acciones y actividades formativas resulta útil crear un Comité de Seguimiento encargado de monitorizar cada una de ellas para:
1. Evaluar y documentar la calidad en el desempeño de docentes y formadores.
2. Velar por la buena marcha de la formación en cuanto a condiciones adecuadas de lugares, equipos, mantenimiento de materiales y recursos, etc.
3. Gestionar y controlar los distintos medios y materiales didácticos.
4. Llevar el registro de calificaciones, evolución y evaluación del alumnado e ir supervisando la aplicación y transmisión de los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
5. Evaluar las necesidades que se van cubriendo y en qué medida, además de descubrir otras nuevas que podrían ser cubiertas ya sea a través de los programas ya previstos, a partir de ciertos ajustes o planificando nuevas acciones y actividades formativas.
6. Anticiparse a los posibles obstáculos o problemas que pueden surgir durante la ejecución del Plan de Formación, proponiendo las posibles soluciones.
7. Realizar los ajustes que puedan precisarse, no sólo por desviaciones en cuanto al logro de los objetivos formulados, sino por el propio carácter reactivo del Plan de Formación.
8. Elaborar los informes y reportes que luego posibilitarán la evaluación y auditoria del plan de formación.
VII. Evaluación
El principal propósito del proceso de evaluación del Plan de Formación es valorar y comparar los beneficios de la formación y su impacto en el logro de los objetivos a corto, medio y largo plazo con sus costes reales, para así poder medir el retorno de la inversión, es decir la rentabilidad del Plan de Formación.
Sin embargo, el análisis y evaluación de la formación no se debe realizar exclusivamente tras la finalización de los Programas Formativos, sino que se ha de realizar un estricto seguimiento de cada una de las acciones y actividades que forman el Plan de Formación para ir comprobando sobre la marcha si se satisfacen las necesidades y se cumplen los objetivos de formación, optimizando los recursos y los costes. Si no es así se está a tiempo de realizar las correcciones necesarias.
La evaluación de la formación también permite optimizar el proceso de aprendizaje, con los beneficios que ello supone para futuros Planes de Formación.
Sintetizando, el seguimiento y evaluación de la formación permite medir la eficacia y rentabilidad del Plan de Formación, corregir posibles errores o desviaciones en cuanto a la satisfacción de necesidades y logro de objetivos y optimizar el proceso de aprendizaje.
Para llevar a cabo el análisis en primer lugar es preciso identificar cuatro aspectos: ¿Quién hace la evaluación? ¿Qué se evalúa? ¿Cuándo? ¿Cómo se evalúa?
A- ¿Quien hace la evaluación?
La evaluación se lleva a cabo a través de todos los participantes en el Plan de Formación, de manera que tanto la empresa en general, como los formadores y las personas a formar tienen que evaluar la formación de forma independiente, así que cada uno evalúa:
- En qué medida se satisfacen las necesidades y se logran los objetivos.
- El desempeño de los formadores.
- La organización de las acciones y actividades formativas.
B - ¿Que se ha de evaluar?
Se han de evaluar todos los aspectos y elementos del Plan de Formación. Es decir, infraestructuras, lugares, horarios, recursos materiales y humanos, costes, etc. Estos análisis se pueden enfocar de muchas formas, pero uno de los modelos de evaluación más usados son los de Hamblin y Kirkpatrick, que presentan diferentes niveles de evaluación para los elementos de la formación:
a. Reacción: Se evalúan las reacciones de los alumnos o personas a formar tanto ante contenido y metodología de la formación, como ante formador y otros aspectos relevantes.
b. Aprendizaje: Se mide el aprendizaje real de cada participante, o sea en qué medida se logran los objetivos, comparando la evaluación inicial y final.
c. Conducta: Tras la formación se verifica en qué medida se aplican los nuevos conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
d. Rendimiento: En este caso lo que se mide es el efecto de la formación en el departamento o grupo al que pertenece el alumno y como afecta al desempeño de las distintas funciones.
e. Impacto: Se trata de analizar los efectos de la formación en la empresa, en cuanto a productividad, beneficios y desarrollo y evolución de la organización.
C - ¿Cuando se ha de evaluar la formación?
Existen cuatro momentos en los que realizar el proceso de evaluación:
1. Una evaluación inicial: La idea es detectar los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes del alumno antes de llevar a cabo las acciones y actividades formativas.
2. Evaluación a lo largo de la ejecución de las acciones y actividades formativas, para poder introducir las correcciones necesarias en función de las posibles desviaciones en cuanto al logro de los objetivos.
3. Evaluación final: analizando los efectos más inmediatos de cada acción formativa.
4. Evaluación cierto tiempo después de la formación para detectar:
- El nivel de transferencia al puesto de trabajo.
- Los beneficios de la formación en su departamento.
- El impacto de la formación de forma global en la empresa.
D - ¿Cómo se evalúa la formación?
Para cada uno de los niveles del modelo de evaluación podemos establecer un conjunto de los métodos y técnicas de evaluación más.
a. Reacción: Se suelen utilizar cuestionarios o encuestas, entrevistas, discusiones en grupo, etc.
b. Aprendizaje: Se pueden aplicar distintas técnicas tales como controles, test o exámenes, ya sea durante la acción formativa o inmediatamente después; estudio de casos, debates y en general cualquier otro medio que permita medir los cambios de actitudes y comportamientos.
c. Conducta: Medir el nivel de desempeño del trabajador en diferentes momentos, así comparándolo con los diferentes momentos de la formación se puede medir el aprendizaje. Aunque también existen otros métodos, como observación directa en el puesto de trabajo, reuniones de grupos o entrevistar a cada responsable sobre el desempeño de sus subordinados antes y después de la formación, para verificar el grado de transferencia al puesto de trabajo.
d. Rendimiento e Impacto:
- Medir la adquisición de conocimientos y habilidades mediante cuestionarios y test.
- Análisis de los costes de la formación.
- Establecer la relación coste-beneficio, analizando el impacto de la formación en el logro de los objetivos empresariales.
- Comparar el coste-beneficio de la formación con los que podrían haberse obtenido a través de otras estrategias.
8.3 APLICACIÓN PRÁCTICA
CENUMIR S.L al ser una empresa de servicios pequeña en principio, con visión de ampliarla en el futuro, tendremos muy en cuenta a la hora de las contrataciones y después de un gran proceso de selección, los estudios realizados, idiomas, habilidades y actitudes de los posibles trabajadores. Sin embargo para el buen funcionamiento, reconocimiento y el éxito de CENUMIR sabemos que es importante la adaptación a las nuevas tecnologías y el desarrollo personal, para lo que potenciaremos los conocimientos con una formación y capacitación continuada; para esto tendremos en cuenta los siguientes aspectos:
1. Diagnostico de las necesidades:
Tomaremos en cuenta tanto las nuevas incorporaciones como las que ya participan dentro del mismo.
· Las nuevas incorporaciones al momento de unirse al grupo tienen la necesidad de adaptarse, y los ya integrantes del grupo recíprocamente deben adaptarse a la nueva incorporación.
· Se detectaran por medio de los fallos y las inquietudes de los clientes las carencias, donde analizaremos y buscaremos las soluciones y los recursos que nos faciliten su perfeccionamiento.
2. Objetivos Específicos:
De conocimiento: Promover, animar, apoyar y respaldar en todo momento el deseo de superación y desarrollo personal de nuestros integrantes del grupo. Adquiriendo y desplegando a su vez dentro de CENUMIR experiencia.
De Habilidad y Aptitud: Que todo nuestro grupo gane polivalencia para desarrollar actividades y dar soluciones efectivas en un momento determinado ate los problemas que se presenten, mejorando a su vez el servicio ofrecido con rapidez y eficacia.
3. Programa de contenidos:
Se desarrollaran talleres y cursos de capacitación y formación en la medida de la necesidad.
Ø Formación en idiomas:
De acuerdo a la demanda de nuestros clientes y empresas (clientes) con relaciones internacionales en las cuales nos veamos directamente relacionados. Fomentaremos el aprendizaje de dichos idiomas, adaptándolos a un vocabulario adecuado y especifico de la empresa.
Ø Formación de atención al cliente:
· Donde poder aprender a escuchar y obtener una adecuada comunicación con los
clientes.
· Aprender la aplicación de reglas y políticas a seguir.
Ø Formación e Información Básica:
· Nuevas incorporaciones
· Servicios ofrecidos
· Filosofía del grupo
· Valores internos
Ø Rotación en los Puestos de Trabajo:
· Ampliación y adquisición de experiencia
· Desarrollo de conocimientos
4. Análisis de los Candidatos:
Se tomara en cuenta el perfil de los candidatos
Ø Formación en Idiomas:
Nivel de Estudios | Medio-Alto |
Cargo que ocupa | Departamento de RR.HH Departamento Administrativo Departamento Comercial |
Antigüedad | 1 año |
Edad | todos |
Ø Formación en Atención al cliente:
Nivel de Estudios | Medio |
Cargo que ocupa | Departamento de RR.HH (recepción-bolsa de trabajo) Departamento de marketing Departamento de Relaciones públicas |
Antigüedad | En el momento de la incorporación al grupo |
Edad | Todos |
Ø Formación e información Básica:
Nivel de Estudios | Medio |
Cargo que ocupa | En todos los departamentos |
Antigüedad | En el momento de la incorporación al grupo |
Edad | Todos |
Ø Rotación en los Puestos de Trabajo:
Nivel de Estudios | Todos |
Cargo que ocupa | Departamento de RR.HH (recepción-bolsa de trabajo) Departamento de marketing Departamento de Relaciones públicas y coordinación Departamento Administrativo |
Antigüedad | 1 año |
Edad | Todos |
5. Metodología:
Para la formación en idiomas motivaremos al grupo a potenciar sus capacidades en este aspecto, para lo que la empresa subvencionara el 50% de la formación la cual será decisión del trabajador de que sistema de aprendizaje utilizará.
La formación de atención al cliente se capacitaran por medio de talleres donde se propondrán técnicas y soluciones a problemas, se realizarán charlas entre el grupo donde se expresarán opiniones y emplear debates para la mejora del servicio.
La formación e información básica como la rotación de los puestos de trabajo será una formación continuada que correrá a cargo de la empresa y por parte del reclutamiento del personal interno del grupo quienes desempeñaran el papel de formadores.
6. Temporalización:
Para evitar la falta de eficiencia se organizaran los talleres y cursos de formación distribuyendo el tiempo de manera que no se vea afectado tanto el grupo como el trabajador sino que haya una compensación de tiempo por las dos partes.
En el caso de la formación de idiomas el horario para el trabajador se reorganizara de tal manera que pueda asumir tanto su trabajo como la formación (flexibilidad Horaria).
Para la atención al cliente se organizarán talleres donde puedan asistir en horas de menos movimiento laboral como el medio día y con recuperación de tiempo por parte del trabajador.
La formación básica será única y exclusivamente un taller de bienvenida el primer día de trabajo donde se explicara el funcionamiento del grupo, los puestos de trabajo y las funciones a realizar.
Y la rotación de puestos de trabajo se hará en las temporadas de menor movimiento tanto para el formador como para el formado.
7. Presupuesto:
Tanto la formación e información básica como la rotación de puestos de trabajo se implantaran dentro de la jornada laboral y por reclutamiento del grupo, por tanto no requiere de un coste adicional, ya que la formación se imparte dentro del centro.
Para el aprendizaje de idiomas y los talleres de atención al cliente se destinara en el presupuesto sobre beneficio anual una partida para este fin.
5. CONCLUSIÓN:
La formación y empresa es, sin lugar a dudas, uno de los binomios más importantes para el éxito laboral. Ya que la empresa por grande o pequeña, productora de bienes o de servicios, pública o privada, necesitan de personas bien formadas las cuales aplican sus conocimientos, habilidades y actitudes que adquieren en los procesos de formación.
Por tanto la formación es parte fundamental para conseguir objetivos propuestos ya que al potenciar las habilidades, conocimientos y actitudes de nuestros empleados se maximiza la capacidad laboral y por efecto los beneficios.
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