10. ACOGIDA DE LOS TRABAJADORES

10. GUÍA DE ACOGIDA A LOS NUEVOS TRABAJADORES

10.1 INTRODUCCIÓN

Todo trabajador nuevo en la empresa, o que cambia de puesto de trabajo dentro de la misma, debe recibir la acogida, información y formación teórico-práctica necesarias para un adecuado conocimiento de la sección y puesto de trabajo donde va a prestar sus servicios. La aplicación de este procedimiento en el momento de incorporarse a un nuevo lugar de trabajo tiene como objetivo facilitar la adaptación del recién llegado y favorecer su integración. En este apartado exponemos los puntos más importantes y esenciales para realizar una buena acogida a nuestros trabajadores.

10.2 MARCO TEÓRICO

     10.2.1 Definición Plan de acogida

El Plan de Acogida tiene como objetivo planificar la incorporación, sociabilización y el seguimiento de los nuevos profesionales que se incorporen a una organización.

La mayoría de nuevos colaboradores llegan a su primer día de trabajo con gran entusiasmo e inquietud, y a este interés puede dársele un uso positivo o negativo para la organización.  Sobre todo es fundamental causar buena impresión, y que ésta sea positiva durante el período de integración del empleado. Una acogida planificada y organizada mostrará que se controla la situación y que la organización tiene unos niveles definidos de calidad.

 Todo lo que suceda en los primeros días influirá de forma importante en las impresiones del nuevo empleado, y éstas llegarán a los amigos, a la familia y a los ex-compañeros de su anterior trabajo, con lo que se sabrá todo lo "bueno y lo malo" de la empresa, dónde ha ingresado a trabajar. De ahí, toda acogida de cualquier nuevo empleado es el reflejo de la empresa, tanto en los productos como en los servicios que se ofrecen al mundo externo.

 Una acogida mal planteada o su inexistencia puede convertir con rapidez a un empleado cuidadosamente reclutado y seleccionado en una estadística de rotación. Esto implica más trabajo para la organización, ya que será necesario empezar nuevamente con todo el proceso de selección.

Por otra parte, una acogida bien planteada y ejecutada, dará como resultado menos errores y una mejor comprensión de los objetivos y resultados que se espera del candidato; esto puede incidir en la mejora del servicio al cliente, de la relaciones entre empleados, en la productividad, mejora la motivación de los empleados, ahorra malentendidos, frena la rotación de la plantilla, entre otros factores.

El período de integración junto con el Manual de Acogida, se han ido introduciendo paulatinamente en muchas empresas. Con esta aplicación, se obtienen unos resultados muy favorables, ya que los objetivos son muy esperanzadores, que pueden ser los siguientes:

• Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos colaboradores signos de seriedad y organización y la creencia de que se valora al personal.
• Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa.
• Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación laboral con la empresa.
• Favorecer la comunicación interna.
• Favorecer la comunicación social del individuo, al relacionarse correctamente en su entorno laboral.
• Es una figura primordial el Mando Intermedio, que aunque pierda horas de trabajo en el seguimiento, éstas pueden ser muchas horas adelantadas en el futuro.

10.2.2    Fases de la acogida

El Manual de Acogida se puede dividir en cuatro fases, que son: la bienvenida, el primer día en el trabajo, el segundo día y el seguimiento final.

1ª Fase: Bienvenida

Ésta comienza cuando un candidato se pone en contacto con la empresa, interesándose por la vacante que existe de un puesto de trabajo. Los puntos más importantes de la Bienvenida están en la atención telefónica que se da al candidato y en las visitas que éste realice a la empresa, en los que se deberá poner un énfasis especial. La recepcionista será normalmente quien sea la encargada de atender estos dos aspectos, ya que ella será para el candidato la imagen de la empresa donde quiere ingresar a trabajar; se tratará de ser amable y educada con la persona, se evitarán comentarios con otros compañeros de trabajo que puedan dar una mala interpretación, se evitarán largas esperas tanto al teléfono como antes de las entrevistas o pruebas que realice.

 2ª Fase: El primer día

El primer contacto del nuevo colaborador con la empresa debe ser siempre con el Mando Intermedio, el cual deberá recibirlo, siendo puntual y haciéndolo sentir cómodo, ya que cuando se inicia una andadura en una nueva empresa, normalmente se está nervioso y fuera de lugar. La impresión que se saque del Mando Intermedio se
proyectará sobre la organización. Con el candidato se tendrá una pequeña "charla" introductoria, en la que se le ampliarán las funciones a desarrollar en su puesto de trabajo, no se le atestará de información referente a su nuevo trabajo y de lo que tiene o no que hacer, ya que no podrá asimilarlo todo con la suficiente claridad y objetividad. Se le dará la información sobre la empresa de manera condensada, para vender la imagen de la empresa, también llamado Marketing Interno. Los temas que se expondrán serán los siguientes:

·        Políticas y Filosofía de la compañía.

·        Historia de la empresa.

·        Estructura organizacional.

En resumen, se pretende orientar al recién incorporado en todos aquellos aspectos propios de la empresa: costumbre, mentalidad, servicios, estilo de relaciones y procedimientos, para que se desenvuelva eficazmente dentro de ella.  Al finalizar esta "charla", se le ofrecerá la oportunidad de hacer todas las preguntas que crea conveniente y a que manifieste las posibles dudas que tenga sobre los aspectos comentados, también se formalizará el contrato de trabajo, con la firma de toda la documentación necesaria para el ingreso del candidato a la empresa. Es conveniente que durante esta "charla" y las sucesivas, evitar las llamadas telefónicas e interrupciones, así como se podrán realizar en el propio despacho del Mando Intermedio.
Una vez terminada ésta, que debe durar entre 1 ó 2 horas, se pasará a enseñar el lugar o espacio físico, que previamente ya estará preparado, donde trabajará a partir de ahora, en el que se le suministrará todos los materiales de trabajo que pueda necesitar en el desempeño de sus funciones, así como también un pequeño Manual de Empleado en el que se hace constar todas las normas básicas de comportamiento en la empresa, como son horario de entrada y salida, comida, desayuno, descansos, permisos y toda la posible información que tendrá que tener en cuenta a lo largo de su permanencia en la empresa, así como los posibles documentos que tenga que cumplimentar, informándole de cómo rellenarlos. Más tarde, se le harán las primeras presentaciones del personal de su mismo departamento, "sus futuros colaboradores y compañeros de trabajo", las dependencias donde se encuentra el departamento.
Ya el nuevo empleado situado en el ámbito de su nueva empresa y de su puesto de trabajo, se le encomendarán los primeros trabajos que tendrán que ser rutinarios y sencillos, para que vaya empezando a funcionar poco a poco y se haga cargo de la situación.
El Mando Intermedio finalizará el día con una nota positiva, hablando unos momentos con el empleado, comentando sus impresiones acerca de lo desarrollado durante el día, despidiéndose hasta el día siguiente, dejándole una buena impresión.

 3ª Fase: Segundo día

En el inicio del segundo día, también será el Mando Intermedio el que reciba al empleado. Al empezar, se podrán supervisar los trabajos realizados el día anterior, analizando los posibles problemas que tuvo ayudándole a resolverlos; más tarde, se seguirá con las presentaciones de las personas más allegadas al departamento, de las cuales él podrá necesitar algún contacto para recabar información que le sea útil.
Se programará la visita a las dependencias de la empresa para que el empleado conozca las instalaciones de la compañía. Una vez terminada la visita, ya se le podrán encomendar las tareas propias de su puesto de trabajo, explicándole los pormenores que podría suscitar la elaboración de éste. Se deberá ir supervisando periódicamente el trabajo que desarrolla el empleado e ir orientándole en todas las facetas.

 4ª Fase: Seguimiento final

Una vez el nuevo colaborador ya está realizando su trabajo, es preciso realizar un seguimiento, que lo ejecutará siempre el Mando Intermedio, con el fin de comprobar las diferentes aptitudes y actitudes referentes al trabajo que sigue a continuación:

• La adaptación al nuevo equipo humano y a la cultura de la empresa.
• Si cumple las previsiones realizadas respecto a sus dotes intelectuales, de aptitud, formación, actitud y disposición al trabajo.

A lo largo del seguimiento, se programarán reuniones de trabajo con los miembros de su departamento, con los posibles colaboradores que puedan aportar algo en su desempeño, así como los mandos y directivos, en las que se debatirán y discutirán funciones, organización e interrelaciones con el nuevo empleado.

 El mando intermedio deberá encontrarse regularmente con el nuevo empleado hasta la finalización del seguimiento, para poder responder a posibles preguntas y cuestiones que tenga, así como asegurarse de que todo marcha de acuerdo con el plan inicial que se acometió en la selección del candidato, manteniendo un diálogo, cuyo fin es obtener un buen feed-back con toda la organización.

El seguimiento del empleado no terminará con el período de prueba, sino que seguirá en menor medida hasta la jubilación del trabajador o posible baja de empresa.

Ø      Período de Prueba:

 Este período va ligado íntimamente con el seguimiento realizado en el manual de acogida. Éste consiste en que cualquiera de ambas partes puede renunciar al compromiso de mantener una relación laboral de carácter contractual, viene regulado por ley y no puede ser prorrogado bajo ningún concepto.

 En muchas empresas, erróneamente se convierte en la fase más importante del proceso de selección. El período de prueba tiene que ser un factor más, que sirva para confirmar la decisión del proceso de selección, comprobando una serie de aptitudes y factores que no pudieron ser evidenciados en dicho proceso de selección.
Durante el período de prueba, es importantísimo el apoyo del mando intermedio; su seguimiento es una de sus principales responsabilidades, deberá:

• Informar de cuál es la función a desarrollar en su puesto de trabajo, cuáles son los resultados que debe obtener, indicando en cada caso lo que debe hacer para llegar a ellos.
• Instruir al colaborador de cómo debe efectuar su trabajo.
• Ayudar a corregir sus posibles fallos y destacar sus aciertos, como medida motivadora, estimulándole a obtener los resultados previstos.
• Evaluar y comunicar el resultado de su valoración periódicamente.

Días antes del término del período de prueba, el mando intermedio evaluará todo el seguimiento que ha hecho del nuevo empleado y decidirá si éste se ha integrado en la compañía, de que responde con su cometido y si está debidamente preparado para el reto de futuro en la empresa. Si todo esto no se cumpliera, desgraciadamente el mando intermedio deberá pasar su evaluación al departamento de Recursos Humanos para que realicen la desvinculación del empleado.

 La duración del período de prueba siempre va en función del puesto de trabajo, y éste vendrá indicado en la descripción del puesto que ya tendremos en el momento del inicio del proceso de selección.

Ø           Formación:
El mando intermedio será también el responsable de detectar las posibles necesidades de formación que puede tener el nuevo colaborador. Este seguimiento se realizará junto con el período de integración. Durante la acogida, el mando intermedio habrá tenido la oportunidad de observar si en el desempeño de su trabajo el empleado ha tenido alguna deficiencia, debida a una falta de formación específica y que necesite una ampliación de la que tiene adquirida. Ésta formación no tiene que ser en facetas primordiales de la función del trabajo, sino complementaria a la que aporta el empleado, ésta le ayudará a un mejor comportamiento en el desempeño de las funciones propias de su puesto de trabajo. Se tendrá que planificar una formación específica de éste en función del plan de carrera que se haya diseñado para el empleado, del cual el mando intermedio se responsabilizará para que se lleve a buen fin.
La inducción o bienvenida consiste en diseñar e implementar uno de los procesos que normalmente se ignora en la mayoría de las empresas: familiarizar al nuevo empleado con la empresa, su cultura, sus principales directivos, su historia, su filosofía, etc.
Este proceso se efectúa antes de iniciar el trabajo para el cual ha sido contratado, evitando así los tiempos y costes que se pierden tratando de averiguar por su propia iniciativa en qué empresa ha entrado a trabajar, qué objetivos tiene, quién es quién, a quién recurrir para solucionar un problema, qué sistema de valores prima en la organización, cuáles son las actitudes no toleradas, etc. La complejidad de este servicio puede ir desde una simple política, entrevistas claves, entrega de información puntual, hasta un programa audiovisual.

No hay empresa importante, que no cuente con una amplia infraestructura para la capacitación. No se trata de una simple moda, sino de un verdadero signo de los tiempos actuales. La capacitación es una necesidad que día a día se hace imprescindible en los individuos y en las comunidades laborales. La capacitación es el conjunto de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal de todos los niveles para que desempeñen mejor su trabajo.

 Las organizaciones, en general, deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permita enfrentarse en las mejores condiciones a su tarea diaria. No existe mejor medio que la capacitación para alcanzar altos niveles de motivación y productividad.

 El desarrollo implica un aprendizaje que ve más allá de la actualidad y el puesto de hoy; tiene un enfoque de más largo plazo. Prepara a los empleados para estar al día con la organización a medida que cambia y crece. El desarrollo de recursos humanos se ha vuelto crucial con los rápidos avances de la tecnología y, por lo tanto, ésta ha hecho que sea muy importante la necesidad del desarrollo al volverse los puestos cada vez más complejos. También se ha hecho cada vez más significativa la necesidad de mejores relaciones humanas dentro del lugar de trabajo.

Ø           Inducción:
El esfuerzo inicial de un Departamento de Recursos Humanos que está diseñado para los empleados se relaciona con la inducción, que es el proceso de integrar al personal de nuevo ingreso a la empresa.

La inducción de personal de nuevo ingreso se inicia desde el momento que es recibido para presentar su solicitud y se le proporciona información sobre la vacante que se pretende cubrir; se considera como terminada cuando el empleado ha tenido tiempo suficiente para digerir la información requerida y aplica con éxito lo que ha estado aprendiendo.
La inducción es frecuentemente responsabilidad conjunta del personal de capacitación y el supervisor de línea. La persona recién llegada contratada está preocupada básicamente por el puesto y su supervisor. Los programas exitosos de inducción también suelen tener un alto grado de participación de la alta dirección, tanto en el desarrollo del programa como en su implantación. En realidad, para que pueda tener éxito cualquier tipo de programa, es esencial el apoyo de la alta gerencia.
Uno de los aspectos más delicados del proceso de inducción tiene lugar el primer día de trabajo, donde se debe de considerar que cuando se inician por primera vez actividades en una organización, los individuos tienen necesidades de apoyo, seguridad y aceptación; por lo tanto, las actividades que se realicen deben tener una actitud cordial.

 La mayoría de los planes de inducción contienen información sobre la organización, políticas del personal, condiciones de contratación, plan de beneficios para el empleado, etc., que se encuentran contenidos en el llamado Manual de Bienvenida, el cual debe ser entregado a cada nuevo trabajador.

 En la inducción, se da una información y explicación amplia sobre el contenido del Manual de Bienvenida, que contiene los siguientes apartados: Historia de la organización, sus objetivos, Horarios, días de pago, etc.

  I.      Propósitos de la Inducción:

1. Facilidad de ajuste del nuevo empleado a la organización: La inducción ayuda al nuevo empleado a ajustarse a la organización, tanto formal como informalmente.
De una manera formal, la organización desea que el empleado se vuelva productivo con la mayor rapidez posible; por eso el empleado necesita saber específicamente lo que significa el puesto; de una manera informal, el empleado es recibido de una manera amistosa con sus compañeros y es introducido al grupo.                                                  

2. Proporcionar información respecto a las tareas y las expectativas en el desempeño: los empleados desean y necesitan saber exactamente lo que se espera de ellos, de manera que se debe informar a los recién contratados acerca de las normas que deben satisfacer para poder aspirar a los aumentos salariales. También se les debe explicar las reglas de la compañía y del departamento específico al que han sido asignados.
3. Reforzar una impresión favorable: el proceso de inducción puede ayudar mucho al empleado a calmar los temores que pudiera tener acerca de si habrá tomado una buena decisión de empleo correcta. El trato amable que se le dé al empleado desde su llegada hará que éste se sienta cómodo y seguro y con ánimos de trabajar.

Ø      Manual de Acogida Intensivo: Este manual responde a las necesidades de las empresas que tienen una alta rotación de personal, o se nutren de plantilla temporal, la cual tiene una corta estancia en la empresa. Esto supone tener la necesidad de capacitar a los nuevos empleados en un corto período; en estas situaciones, el mando intermedio está limitado en el tiempo, por lo que un programa intensivo es lo óptimo para la integración de los nuevos colaboradores en un corto espacio de tiempo. Los objetivos del manual de acogida intensivo son los mismos que el normal, sobre todo lo más importante, es la integración del nuevo empleado en la empresa para que en breve sea productivo para la compañía. La única diferencia es la profundidad de los temas, menos amplios y la rapidez del proceso. Se condensarán las fases del primer y segundo día en uno solo, simplificando las "charlas" y la masiva información ofrecida al empleado, pero se tendrá el mismo esmero en causar la misma impresión positiva al colaborador. Un motivo para esto es la posibilidad de contratar de nuevo al mismo personal, si la empresa tuviera ciclos de trabajo durante otras campañas o en alguna necesidad específica.

Ø      Manual de Acogida Grupal: Este manual es como resultado de la necesidad que tienen las grandes empresas de integrar a la vez varios candidatos en la compañía, ya que las organizaciones son grandes y siempre están integrando capital humano en ella. El manual será igual al normal, con el mismo interés en integrar al personal en la empresa, con la única diferencia de aprovechar el tiempo de los Mandos Intermedios en gran medida, pues se puede dar el caso que un mismo Mando Intermedio tenga que integrar a varios candidatos al mismo tiempo y hacer el proceso individualmente, y esto sería una pérdida de tiempo para el Mando Intermedio. Se podrán hacer las "charlas" que no son personales, como la de información general, historia de la empresa y organización estructural, así como las reuniones de trabajo en las que se traten asuntos que puedan interesar a varios empleados, junto con los candidatos que se pretenden integrar en la empresa. Con la aplicación de este manual grupal, se pueden ahorrar horas de trabajo y esfuerzos superfluos, ya que aprovechamos el tiempo del Mando Intermedio y de los nuevos colaboradores, haciéndolo en grupos de trabajo.

II.      Contenido de un Curso de Bienvenida:

El Plan de Acogida es un plan global para todos los integrantes de la empresa. El contenido fundamental es dar información a los nuevos profesionales que empiezan a trabajar, de las características de la empresa para que se adapten rápidamente a su modelo organizativo.

1.      A su llegada, se les entrega un Manual de Acogida que incluye información sobre la empresa, su modelo de gestión, su organización física, sus recursos humanos, sus planes de formación, las normas de vacaciones, etc.

2.      En una segunda fase, la recepción la hace el mando intermedio o responsable directo (entrevista de acogida), el cual facilitará información específica sobre aspectos fundamentales (objetivos, protocolos de trabajo, turnos, etc.) de cada servicio y/o departamento y sus normas de funcionamiento.

 La ventaja fundamental de este Plan es que los profesionales disponen en cualquier momento de una información uniforme que resuelve dudas más comunes que se producen en el momento de su incorporación.

10.2.3 Estrategia de acogida

A continuación se hará referencia a la filosofía de la empresa y al mix de actividades formales e informales que la misma desarrolla durante todo el proceso de acogida:

A) Aspectos socio laborales

La Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva entre mujeres y hombres, introdujo importantes novedades en al ámbito socio laboral, al modificarse aspectos importantes del Estatuto de los Trabajadores, de La Ley General de la Seguridad Social, de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y de la Ley de Procedimiento Laboral.
Así, entre los cambios normativos cabe destacar: Los planes de igualdad de las empresas como un conjunto ordenado de medidas, adoptadas después de realizar un diagnóstico de situación, tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres y a eliminar así, la discriminación por razón de sexo.

B) Sistema de calidad

La filosofía de la Calidad Total proporciona una concepción global que fomenta la Mejora Continua en la organización y la involucración de todos sus miembros, centrándose en la satisfacción tanto del cliente interno como del externo. Podemos definir esta filosofía del siguiente modo: Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible).

C) Gestión de prevención

La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales junto con el Real Decreto39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, son el marco legal por el que se determina el cuerpo básico de garantías y responsabilidades preciso para establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo.

En aplicación del capítulo III de dicha Ley, el empresario está obligado a adoptar cuantas medidas sean necesarias para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores. Estas obligaciones del empresario se deben realizan a través de la gestión de la prevención de riesgos laborales (SGPRL).

Asimismo, el RD 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los servicios de Prevención, establece en su Art.29.2 la obligación, por parte de las empresas que tengan un servicio de prevención propio, de someter su Sistema de Gestión de Riesgos Laborales al control de una auditoria o evaluación externa. Dicha auditoria se repetirá cada 5 años, o cuando así sea.

D) Sistema de gestión ambiental

La implantación de un Sistema de Gestión Ambiental puede suponer, aparte de beneficios ecológicos, los siguientes beneficios económicos:

-        Mejora de la gestión empresarial y rendimiento de la actividad empresarial.

-       Ahorro de costes a corto/largo plazo a través de control y reducción de materias primas, energía y agua, residuos etc.

-        Mejora de imagen y posibilidades de marketing.

-       Cumplimiento de la legislación y mejora de las relaciones con la Administración medioambiental.

-        Aumento de la motivación de los empleados.

-        Anticipación al mercado y a las exigencias futuras.

E) Gestión de personas

Sostenemos que la capacidad de gestión del personal deriva de los stocks de recursos existentes en la empresa, del nivel de información, habilidades y conocimientos de los empleados y organización para acumular nuevos recursos tangibles e intangibles. Estos recursos se hacen visibles por medio de las prácticas empresariales que son utilizados en los procesos de transformación para crear productos y servicios que tengan valor para clientes internos y externos. En concreto, factores que determinan las consecuencias de hacer bien un trabajo, o completar bien un proceso o sistema productivo de la organización. Los recursos específicos como las prácticas empresariales son fuente de rentabilidad fundamentalmente desde el momento en que pasan a formar el perfil de la empresa y poseen un carácter idiosincrásico que dificulta su movilidad. No se trata de respaldar un modelo que desarrolle a las personas de un modo instrumental, sino un modelo que refleje ambos intereses: personas y empresa. Las organizaciones que debiéramos crear son aquellas que desarrollan a las personas en el mismo plano que el éxito financiero, empresas que ayuden al trabajador a encontrar un significado en su trabajo, que tengan la oportunidad de aprender y crecer, que reciban reconocimientos y compensaciones justas, que sepan lo que sucede en la empresa y que tengan las herramientas para decidir cómo hacer su trabajo. Ver el desarrollo de la gente como un medio para los fines de la organización desvaloriza la relación que puede existir entre el individuo y las empresas. Las prácticas empresariales requieren la presencia de ciertas capacidades para ser explotadas. Éstas las hemos clasificado en cuatro categorías:

-       Prácticas de trabajo: Cuya relación está directamente relacionada con los factores operativo.

-       Prácticas de desempeño: Medición de las desviaciones entre lo que hacemos y lo que tenemos que hacer.

-       Prácticas relacionadas con los mecanismos de aprendizajes, adquiridos, creados y validados en la organización.

-       Prácticas relacionadas con los reconocimientos y compensaciones.

F) Seguimiento y valoración de resultados

Así como las consecuencias positivas y negativas de dicho seguimiento, prevemos unos indicadores para medir los resultados y evaluar a los nuevos trabajadores en las diferentes etapas del proceso de acogida.

10.2.4 Importancia del Proceso de Acogida

Las diversas encuestas llevadas a cabo revelan que la existencia de un procedimiento de acogida para la incorporación a la empresa está en relación directa con el nivel de satisfacción de la persona incorporada. Un problema que se plantea cuando se incorpora un nuevo colaborador es que, en la mayoría de las empresas, se le presenta a su jefe inmediato y compañeros más directos, se le “enseña” su silla y poco más.

El proceso de acogida en la empresa debe tender a la motivación e inserción estable del personal en la misma. Dicha integración se concibe como un mínimo de adecuación entre los objetivos personales de cada uno en los objetivos de la empresa.

La acogida que usted dé al candidato en su incorporación puede hacer más rápida su adaptación y puede motivarle muy positivamente. Recordemos lo fácil que es desmotivar. En ella deben intervenir los compañeros, el jefe inmediato y el departamento de Recursos Humanos.

10.2.5 Política de acogida del personal

Toda persona mantiene grabada en su memoria, para bien o para mal, su primer día de trabajo, cómo fue su acogida. Este primer contacto condiciona en buena parte su futuro, hasta el punto de que un fracaso en ese instante puede implicar la inadaptación al puesto de trabajo y, de hecho, a la empresa.

Desde un principio ha de realizarse un esfuerzo considerable para informar a esas personas que, de lo contrario, experimentarán cierta dificultad en sentir la cohesión de

La empresa que les emplea. Una buena acogida facilita la buena comprensión de la información descendente, y tiene repercusiones en la ascendente y lateral, originando hábitos clave de comunicación.

10.2.6 Modalidades o procedimientos de acogida

La acogida es sencillamente el equivalente a una presentación mutua de la empresa y el empleado. El procedimiento de acogida debe ser preparado en función del público que se espera. Muchas empresas tienen recogidos en sus manuales diversos procedimientos previstos para cada caso individual:

•        Algunas empresas convocan a los interesados una hora más tarde que el de entrada, para poder ocuparse mejor de ellos.

•       Otras, optan por la visita a la sección o incluso al conjunto de la empresa para conocer su funcionamiento y su función en relación con la actividad principal. También conviene que el nuevo empleado sea presentado a los miembros del equipo al que va a incorporarse.

•        Otra modalidad pasa por mantener una reunión de grupo –si son varios los contratados o una simple entrevista con el jefe.

•       En la actualidad, cada vez son más las empresas que optan por montajes audiovisuales o presentaciones para completar la presentación de la empresa. Estas presentaciones a veces suelen ir acompañadas con un aperitivo de   bienvenida, con la publicación de la nueva incorporación en el periódico de la empresa o con una nota informativa, etc. Cualquiera que sea la modalidad, aparece la figura del “padrino”, que se responsabiliza de la presentación, explicaciones, así como del seguimiento del nuevo empleado durante un período determinado de tiempo para que la integración sea plena.

Es importante suministrar información de manera sencilla y práctica, sin caer en la “sobreinformación”.

10.3 APLICACIÓN PRÁCTICA

En CENUMIR S.L una vez pasado un proceso de selección y habiendo seleccionado el personal a agregarse al grupo, tendremos en cuenta ciertos aspectos y fases para una buena incorporación de los mismos.

Ø      Fase de Bienvenida:

Una vez seleccionado el candidato nuestro departamento de recursos humanos deberá ponerse en contacto con él para informarle, y dar la en hora buena por su futura incorporación al grupo. Donde también se le comunicara de el día y la hora en que deberá presentarse la próxima vez.

1.      Primer día (Presentación): El nuevo integrante del grupo será recibido por nuestra recepcionista quien le guiara como primera toma de contacto hacia el lugar en el cual tendrá termino su presentación inicial con el departamento de recursos humanos donde se le explicaran una serie de temas referentes al grupo tales como:

·        Políticas y Filosofía del grupo.

·        Historia de la empresa.

·        Estructura organizacional.

Una vez llegado a este punto dentro de la estructura organizacional, nuestra directora de RR.HH se encargará de pasar uno a uno los departamentos con el nuevo integrante donde se harán las presentaciones de sus nuevos compañeros y una explicación breve de las funciones que estos desempeñan; así como de las instalaciones.

Finalmente se pasará a enseñar el lugar o espacio donde trabajará a partir de ahora, en el que se le suministrará todos los materiales de trabajo que pueda necesitar en el desempeño de sus funciones, así como también un pequeño Manual de Empleado donde consta las normas básicas de comportamiento en la empresa, como son horarios, comida, desayuno, descansos, permisos y toda la posible información que tendrá que tener en cuenta a lo largo de su permanencia al, así como los posibles documentos que tenga que cumplimentar, informándole de cómo rellenarlos. Más tarde, uno de nuestros colaboradores se encargará de darle las pautas necesarias para el inicio de sus funciones, donde se le explicara las herramientas informáticas, tipos de clientes, desarrollo dentro del grupo, rotaciones, y despejar las dudas que puedan surgir. Ya el nuevo empleado situado en el ámbito de su nueva empresa y de su puesto de trabajo, se le encomendarán los primeros trabajos que tendrán que ser rutinarios y sencillos, para que vaya empezando a funcionar poco a poco y se haga cargo de la situación.

2.      Segundo día (Supervisión y formación): En el inicio del segundo día, también será la directora de RR.HH quien reciba al empleado. Al empezar, se podrán supervisar los trabajos realizados el día anterior, analizando los posibles problemas que tuvo ayudándole a resolverlos. Más tarde, Se le  explicara el funcionamiento interno al que estará ubicado y el sistema de cooperación entre los integrantes del mismo de los que podrá recabar la información que le sea útil, para que se pueda adaptar lo antes y más cómodo posible

El departamento de RR.HH será también el responsable de detectar e indicar sobre las posibles necesidades de formación que puede tener el nuevo colaborador. Este seguimiento se realizará junto con el período de integración. Durante la acogida, este tendrá la oportunidad de observar si en el desempeño de su trabajo el empleado ha tenido alguna deficiencia, debida a una falta de formación específica y que necesite una ampliación de la que tiene adquirida.

3.      Seguimiento Final

Transcurrido el plazo previsto (periodo de prueba), conviene realizar una valoración acerca de si se han conseguido los objetivos que se habían planteado en el momento de la contratación y si el nivel de desempeño del nuevo empleado cumple las expectativas iníciales.

Llegados a esta fase, si el proceso ha sido satisfactorio y la evaluación favorable, podremos decir que el proceso de acogida ha finalizado y que el empleado ya se encuentra plenamente integrado en la organización.